Recomendaciones pertinentes al buen funcionamiento de la empresa.

Cuentas de cobro a Responsables del régimen simplificado

Es de anotar que el medio de prueba ante cualquier pleito o dificultad con cualquier persona, bien sea jurídica o Natural, son los documentos físicos, documentos físicos que contengan las características legales necesarias.

Existen tributariamente dos tipos de Personas:

                a. Personas Naturales.

                b. Personas Jurídicas.

Estas personas se clasifican en dos regímenes especiales que establece la Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, Régimen Simplificado y Régimen común. La Dian Establece que para la aceptación de gastos como descuentos en las declaraciones tributarias se deben cumplir mínimo dos requisitos:

1. Que la persona Natural Perteneciente al régimen simplificado aporte el RUT.

2. Presente la documento soporte por el trabajo realizado, (en este caso la Cuenta de Cobro) Documento equivalente, como lo establece el articulo 3 del Decreto 522 de 2003.

Teniendo en cuenta lo anterior es de vital importancia pedir el RUT a todas las personas que presten servicio a la empresa y pertenezcan al régimen simplificado.

Legalidad de la Factura de venta

La empresa como persona Jurídica, tiene la calidad de responsable del impuesto a las ventas (IVA), esto la obliga a expedir factura de venta legal, con todos sus requisitos.

Sobre el respecto, dice el artículo 615 del estatuto tributario:

Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Enumero los requisitos de las facturas de venta:

Estatuto tributario, Art. 617. “Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Ahora bien, así como existen obligaciones para generar la factura de venta, existen las sanciones pertinentes a las empresas que estando obligadas a facturar no emiten factura de venta, las anoto como sigue:

Dice el artículo 652 del estatuto tributario:

Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 Uvt. Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de diez (10) días para responder.

Parágrafo. Esta sanción también procederá cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de los requisitos legales.

Luego, el artículo 652-1 del estatuto tributario contempla:

Sanción por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto.

Acoto lo siguiente en vista de que no se puede descuidar apartes importantes y legales al momento de cerrar una negociación.